Campañas estacionales: cómo dimensionar tu flota sin disparar costes

Cuando llegan los picos (rebajas, Navidad, campañas agro/retail, vendimia) la tentación de sumar camiones “por si acaso” suele ser muy alta. Sin embargo, dimensionar tu flota de transporte en realidad va sobre ajustar la capacidad a la demanda real, por semanas y por turnos, evitando así el lastre fijo el resto del año. Para esto, la planificación de flota estacional se apoya en datos (volumen, ventas horarias, O/D) y en activar palancas flexibles solo cuando hace falta, construyendo de esta forma una flota flexible de camionesque rinde en punta sin encarecer la base.

Cómo hacer un diagnóstico rápido: demanda, capacidad y umbral de utilización

Antes de tomar cualquier decisión, te recomendamos trazar una foto operativa sencilla que contenga los números necesarios: qué te pide el mercado por semanas (volumen, O/D y ventanas), con qué activos y turnos cuentas, y a partir de qué uso mínimo (km u horas) te compensa mantener un vehículo en fijo.

Ese umbral de utilización ordena todo. Si un camión no llega al umbral durante la campaña, lo más eficiente suele ser cubrirlo con flexibilidad (alquiler camión con conductor, subcontratación transporte, pooling interno o camión de apoyo) en lugar de comprar.

Pasos para hacer tu foto operativa

Una buena foto operativa que te permita tomar mejores decisiones debe de contener lo siguiente:

1. Demanda semanal: pedidos/toneladas/pallets por semana, picos por día, O/D, % urgente, requisitos especiales.
2. Capacidad propia: número de vehículos por tipo, horas útiles por turno, conductores disponibles, % de disponibilidad técnica (por ejemplo, 0,92).
3. Utilización por activo:
   • Horas trabajadas / horas disponibles, o km útiles / km máximos.
   • Umbral de utilización (tu “mínimo” para justificar un camión en fijo). Fórmula orientativa:
     Umbral (km/semana) ≈ Coste fijo semanal / Margen neto por km + km de seguridad.
4. Rendimiento operativo: ocupación media (%), km en vacío, puntualidad, tiempos de muelle, incidencias, % de stand-by.
5. Costes comparables: coste por km camión propio (fijos + variables) y referencia de costes de subcontratación transporte y alquiler camión con conductor para la misma ruta/carga.
6. Brecha de capacidad: diferencia entre demanda y capacidad fija por semana/turno; aquí decides ampliar flota puntualmente (alquiler/subcontrata) o activar camión de apoyo.
7. Plan activación & seguro: qué semanas activas cada palanca y, en paralelo, qué póliza flexible encaja (seguro por días camiones, seguro temporal camión o seguro por semanas camión).

Acciones operativas para absorber los picos sin sobredimensionar

Todas estas acciones operativas deben de medirse en €/pedido o coste por km camión para comparar bien. No se trata únicamente de “qué opción me gusta”, sino de cuál cierra mejor la brecha al menor coste operativo manteniendo el nivel de servicio (SLA). Este enfoque se encarga de hacer que la planificación de flota estacional sea previsible y repetible cada año. Ahora veamos algunas de las palancas tácticas que te pueden ser de ayuda:

Subcontratación transporte: cobertura variable sin inversión

La subcontratación transporte encaja cuando la punta es corta, geográficamente alejada o requiere especialización (frío, grúa, ADR). Negocia SLA, tiempos de reacción, protocolos ante incidencias y disponibilidad de vehículo de sustitución camión. Documenta cómo se integra el proveedor en tu TMS y tu reporting para controlar calidad y costes.

Alquiler camión con conductor: respuesta inmediata

El alquiler camión con conductor te aporta capacidad lista para arrancar, soporta picos de 24–72 h y reduce riesgo operativo. Si ya cuentas con chóferes de refuerzo, puedes valorar alquiler sin conductor con mantenimiento incluido. Pide plan de camión de apoyo ante avería, compatibilidad con tus rutas dinámicas y seguimiento telemático para medir productividad.

Rutas dinámicas y reducción de kilómetros en vacío

Optimizar recorridos, ventanas y secuencias de entrega recorta millas improductivas. Menos vacíos = menos euros por kilómetro. Estándariza una rutina diaria de reoptimización en punta: cuando sube la densidad de pedidos, tu coste por km camión suele bajar. Mide cancelaciones, reintentos y tiempos de espera en muelle para afinar.

Micro-almacenaje y cross-docking: acercar inventario

En campañas compactas, un punto de micro-almacenaje cerca del cliente acorta tramos finales y evita viajes largos desde la base. Úsalo con criterio: cross-docking para consolidar carga y ventanas horarias realistas. Al subir la densidad local, la flota flexible de camiones rinde más con menos kilómetros.

¿Cuánto te cuesta realmente cada kilómetro?

Tomar decisiones con números finos te ahorra sorpresas. En España, el Observatorio de Costes del Transporte de Mercancías por Carretera y el asistente oficial ACOTRAM permiten calcular coste por kilómetro por tipología de vehículo (fijos y variables: combustible, personal, peajes, neumáticos, mantenimiento, seguros, financieros, indirectos). Úsalos para simular escenarios de campaña y decidir qué parte cubres con flota propia y qué parte con flexibilidad.

Cómo comparar opciones con la misma vara de medir

1. Calcula tu coste por km camión propio con ACOTRAM (sin IVA).
2. Simula el mismo recorrido y carga con alquiler/subcontrata, añadiendo costes de coordinación.
3. Decide: qué queda en fijo y qué activas como variable por semanas o días.
4. Repite la simulación tras la campaña para ajustar tu plan maestro.

Si negocias campañas largas, incorpora cláusula de revisión por combustible (ver apartado legal). Así proteges el margen sin prometer precios cerrados irreales.

Aspectos legales y precios: cómo blindar tus márgenes en campaña

La Ley 15/2009 del contrato de transporte terrestre de mercancías y sus actualizaciones permiten la revisión del precio por variación del coste del combustible (art. 38). En contratos de campaña, incorporar esta cláusula (con fórmula de revisión y periodicidad clara) es la diferencia entre margen sostenible y pérdidas por shocks de gasóleo. Evita el tono comercial: documenta la base de cálculo y comunica con transparencia.

Lo imprescindible en tus hojas de encargo

• Definición de servicio, ventanas y penalizaciones realistas.
• Fórmula de revisión de combustible y umbrales de activación.
• Plan de contingencia: vehículo de sustitución camión y tiempos para restituir servicio.
• Reglas de coordinación y reporting telemático.

Aseguramiento flexible: pagar solo cuando ruedas

El aseguramiento debe acompañar a tu estrategia de capacidad. Si gran parte de la punta la cubres con flexibilidad, conviene que la póliza también lo sea. Para esa parte no fija, valora un seguro por días camiones (actívalo solo en los días de ruta). Estos seguros se pueden activar por hasta 28 días, por lo que puede ser una excelente opción para los siguientes escenarios:

• Para días sueltos y picos cortos
• Para tramos intermedios o pruebas de ruta
• Para campañas de 2–4 semanas

Como recomendación, sincroniza la activación de la póliza temporal con tu planificación semanal de rutas. Así evitas pagar por días sin rodar y mantienes la flota flexible de camiones perfectamente alineada con la demanda.

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Checklist para la planificación de flota estacional

Para ahorrarte el trabajo, dedica una mañana a preparar este checklist con tu equipo operativo y el área financiera. El objetivo es que todos hablen el mismo idioma (capacidad, €/km, SLA). Con la foto operativa clara, te resultará más sencillo dimensionar tu flota de transporte, diseñar una planificación de flota estacional realista y activar palancas como ampliar flota puntualmente o negociar con proveedores sin improvisaciones.

• Demanda estimada por semana (volumen, O/D, ventanas).
• Capacidad fija disponible por turno y base.
• Brecha a cubrir (km/toneladas) y mejor palanca (subcontrata, alquiler, micro-almacén).
• Simulación ACOTRAM para decidir con €/km comparable.
• Mantenimiento preventivo planificado y check de neumáticos.
• Indexación del combustible en contratos de campaña.
• Póliza flexible (días/semanas) solo para los vehículos que ruedan.

Cerrar la brecha estacional con flexibilidad y control

La estacionalidad no tiene por qué comerse tu margen. Cuando trabajas con umbrales de utilización, simulas el €/km con fuentes oficiales y alineas la capacidad con pólizas flexibles, pasas de “apagar fuegos” a dirigir la campaña con precisión. Estandariza tu método, mide de forma obsesiva y activa solo la palanca que toca: subcontratación transporte, alquiler camión con conductor, ampliar flota puntualmente o asegurar por días/semanas. Así, proteges caja en temporada baja y entregas a tiempo cuando todo el mundo compra.